Privatlivspolitik - GDPR

Privatlivspolitik for Aalborg Dameroklub

19.05.2021

 

Aalborg Dameroklubs dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelsen af de angivne formål.

 

Kontaktoplysninger på dataansvarlige

Bestyrelsen for Aalborg Dameroklub er dataansvarlige, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

 

Mail: aalborgdameroklub@aalborgdameroklub.dk

Adresse: Søsportsvej 12, 9000 Aalborg

Tlf. 98115770

CVR: 53067212

Website: https://www.aalborgdameroklub.dk

 

Behandling af personoplysninger for medlemmer

Almindelige person oplysninger: navn, adresse, tlf. nr., mail, fødselsdato

Indmeldelsesdato, evt. passiv periode, kontingent (studerende, voksen, senior) døbt ift. roning.

Styrmands-og instruktionskurser

Skabs nummer

Bestyrelsesposter og andre hverv i relation til klubben

Årsnåle

Guldårer, sølvårer og km krus

 

Andre oplysninger

Bankkontonummer for de som ofte har udlæg for klubben

Bådmor (ansvar for båd)

Egen redningsvest

Roet km

Det enkelte medlem har mulighed for at registrere en kontaktperson i tilfælde af sygdom eller andet i forbindelse med roaktivitet.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder

DFfR og andre klubber f.eks. om kurser og ved klub skifte.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er:

Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesse afvejningsregelen)

At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig

Behandling efter lovkrav

Behandling med samtykke

 

Formålene

  1. Formålene med behandling af medlemsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingent opkrævning.

Som led i foreningens idræts aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.

Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Udbetaling af refusioner og lignende

Administration af din relation til os

Levering af varer og ydelser du har bestilt.

    2. Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og instruktører:

Håndtering af bestyrelsen og instruktørernes hverv og pligter i foreningen.

Overblik over forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser

Opfyldelse af lovkrav

Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende

Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser.

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede(legitime) interesser som:

Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af rokort, resultatlister m.v.

Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægter m.v. herunder i forhold til generalforsamling.

Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent.

Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter.

Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktiviteteller situation i foreningen

Videregivelse af dine almindelige oplysninger til DFfR i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet.

Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger efter din udmeldelse af foreningen

Bevaring af oplysninger med historisk værdi og lignende.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere  sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål , der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Billeder på hjemmeside og Facebook

Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteter og fra klubbens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmeside m.m. Også selv om de enkelte personer kan genkendes.  Hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke.

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktiviteten sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere relevant omfang til idrætsorganisationer, som klubben er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 

Hvem kan se dine oplysninger

På vores intranet (medlemsdelen på menberlink) som alle medlemmer har login til kan følgende ses:

  • Navn, adresse, tlf. og E-mail (oprettes ved indmeldelse)
  • Navn og tlf. på din pårørende hvis du selv har lagt det ind.
  • Bestyrelsen har desuden adgang til at se fødselsdag, indmeldelses dato og om du er styrmand eller instruktør.

 

Hvordan skal du forholde dig til persondataforordningen

De oplysninger du kan finde om andre medlemmer på memberlink må ikke videregives til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter overfor klubbens medlemmer.

Hvis du i forbindelse med kaninforløb eller en tur modtager en liste med øvrige deltageres navn, tlf., mail m.m må disse ikke videregives til andre.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine oplysninger som medlem af klubben eller som annoncør.

Medlemmer.

Vi opbevarer dine oplysninger efter medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Af hensyn til de tilskud vi modtager fra Aalborg Kommune skal dine fulde medlemsoplysninger opbevares i 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af klubben.

Af hensyn til klubbens historik og administrative hensyn ift. Udregning af anciennitet opbevares efter 3 år: navn, fødselsdato, ind – og udmeldelsesdato. Derudover ro relaterede oplysninger som: døbt, styrmand, langtursstyrmand, Scullerret, instruktør, årsnåle, sølv/guldårer og km kus, så længe de har historisk værdi.

Annoncører.

Vi vil opbevare navn på annoncører, så længe de har historisk værdi for klubben.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandling af data.
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning. Du har ret til at blive slettet ved udmeldelse (vi skal dog gemme dine oplysninger om medlemskab i 3 år af hensyn til de tilskud vi modtager fra kommunen) Hvis du på et senere tidspunkt vender tilbage, vil din anciennitet starte forfra.
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindelig anvendt format
  • Retten til indsigelse

 

Du kan altid gøre brug af dine rettigheder, herunder indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Kontakt oplysninger finder du øverst.

 

Hvis du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, eks. datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik efter behov. Ved ændringer vil dato øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.